Declaração do Comitê Consultivo Geral (At-Large): Para o Conselho da ICANN sobre Consulta Pública relacionada ao desenvolvimento de uma Política de Viagens

Declaração do Comitê Consultivo Geral (At-Large):

Para o Conselho da ICANN sobre Consulta Pública relacionada ao desenvolvimento de uma Política de Viagens

Para ser lida juntamente com a Declaração sobre o Plano

Operacional rascunho para o Ano Fiscal 2008-2009. Uma cópia encontra-se (para facilitar referência cruzada com este documento) em formato PDF, neste link.

Observação em traduções

A versão original deste documento é em inglês, que após sua publicação estará disponível em http://www.atlarge.icann.org/files/atlarge/alac-statement-travel-policy-05may08-en.pdf. O processo de obtenção de consentimento sobre o conteúdo do texto original foi conduzido em inglês. Quando houver uma diferença de interpretação entre a versão deste documento traduzida do inglês e o texto original, o texto original prevalecerá.

Cumprimentamos o Conselho de Diretores da ICANN e agradecemos a oportunidade de fazer comentários sobre a pesquisa pública realizada. Dessa forma, poderemos fornecer informações sobre a política de viagens abrangente, ainda flexível, direcionada à comunidade de voluntários.

Provavelmente, o ponto de vista do comitê At‐Large em relação à esse assunto é bem particular na comunidade de voluntários, com exceção do Conselho de Diretores, pois temos recebido suporte a viagens e à subsistência há alguns anos. Neste sentido, gostaríamos de agradecer à equipe e ao Conselho por essa assistência, pois sem ela a comunidade seria provavelmente bem menor, não seria tão bem informada e com certeza estaria menos apta a participar do trabalho da ICANN.

Aprimoramentos observados no suporte atual a viagens

Observamos mudanças consideráveis no modo pelo qual o suporte a viagens tem sido administrado nos últimos anos. Quando o suporte começou, baseava‐se de forma predominante em um sistema de reembolsos, em que os membros da comunidade pagavam antecipadamente por todas as despesas e depois solicitavam o reembolso – em prazos que costumavam ser consideráveis. Agora, as passagens aéreas são pagas por nós, e interagimos diretamente com agentes de viagens da American Express para fazer acordos que funcionem para nós. Recebemos diárias com base em uma quantia determinada pela ICANN baseada no custo de vida local, em vez de reembolsos baseados em despesas reais. Embora esse sistema não seja perfeito, acreditamos que ele está melhorando de forma contínua.

Acordos de pagamento de diárias

Ressaltamos que o processo pelo qual as diárias são pagas precisa levar em consideração que, em determinados países, é impraticável ou impossível o recebimento de transferências eletrônicas de fundos internacionais. Acreditamos que sempre deva haver uma forma de se receber dinheiro em uma reunião para lidar com essa situação. Além disso, há participantes que acham difícil esperar para receber diárias após a reunião, já que isso exige que eles gastem de seus próprios bolsos, e nem todos os participantes têm condições financeiras para isso. As diárias também devem ser calculadas ou definidas com referência em algum sistema reconhecido internacionalmente, que é verificado com periodicidade, e a flutuação das moedas precisa ser levada em consideração.

O nível de suporte a viagens depende de diversos fatores

Acreditamos que antes que a comunidade da ICANN possa determinar qual deve ser o nível de suporte a viagens , há duas questões a serem observadas:

1. Opções de participação remota. A capacidade de se participar remotamente de forma expressiva tem um grande impacto sobre o número de pessoas que devem viajar para reuniões in loco. Ressaltamos mais uma vez que a participação remota em reuniões da ICANN é, fracamente, falha. Até mesmo operações simples como o fornecimento de acesso remoto por telefone não funcionam com regularidade, e isso não é surpresa, visto que a ICANN não tem contratado fornecedores adequados para oferecer serviços audiovisuais nas reuniões realizadas. Ter, internamente, serviços audiovisuais de alta qualidade é um pré‐requisito para que o acesso remoto funcione. Um acesso remoto de qualidade é um pré‐requisito para uma contribuição expressiva de participantes remotos. Se uma participação remota de duas vias – essa participação deve incluir vídeo, bem como áudio em tempo real – estivesse disponível, a discussão sobre quantas pessoas precisam viajar para estar presente em uma reunião não seria a mesma – e também permitiria mais informações e participações do que nunca. É injustificável que, após tantas reuniões, nem a participação remota mais básica funcione e que uma lista de desculpas seja elaborada em vez de se resolver o problema.

2. Estrutura de reuniões da ICANN: É claro que há uma necessidade de reuniões in loco a nível internacional. A pergunta a ser feita é a seguinte: será que reuniões mais regionais forneceriam uma oportunidade para um envolvimento, com melhor custo‐benefício, de um grupo maior de participantes e, ao mesmo tempo, comprovariam ser um meio importante de se destilar abordagens regionais diferentes para questões que poderiam ser resolvidas em reuniões internacionais? Acreditamos que esse modelo deve ser pelo menos experimentado. Como uma comunidade organizada em um modelo regional, enxergamos muito mérito no trabalho com grupos regionais de outros participantes em uma base horizontal e, assim, levando os resultados desse diálogo para o nível internacional. Parece‐nos que isso pode resultar no desenvolvimento de uma política global que trabalha de forma mais abrangente com visões regionais diferentes e fornece modalidades de implementação regional diferentes para algumas opções de política quando apropriado. Esse modelo também pode permitir uma interação maior entre as pessoas do que em reuniões internacionais. Nossa impressão é de que, como mais reuniões regionais da ICANN estão sendo realizadas (embora, infelizmente, o foco costume recair sobre determinados grupos como partes contratadas), é necessário que essas reuniões encontrem o equilíbrio e incluam todos os grupos de participantes. Em resumo, se as reuniões regionais forem realizadas para registros e registradores, como são hoje, elas deverão ser expandidas para se tornar acessíveis a todas as comunidades da ICANN.

3. Local das reuniões da ICANN. O custo de alguns locais das reuniões é exorbitante. Um exemplo perfeito foi em Nova Deli. A ICANN não contará com a presença de nenhum grupo de participantes se as reuniões forem realizadas em locais onde opções de hotel razoáveis custem USD 500 por noite. A ICANN hospedará reuniões em várias regiões, mas os locais escolhidos devem oferecer custos acessíveis. Não é congruente com o objetivo declarado da ICANN de ser aberta e transparente, realizar reuniões em locais onde nem as diárias de representantes de governos ricos cubram o custo da participação na reunião. Acreditamos que a ICANN não deve hospedar Reuniões Internacionais em cidades em que um bom quarto de um hotel três estrelas, bem localizado em relação ao local da conferência, custe acima de EUR 100‐150.

4. Prazo para aquisição de acordos de viagem. A comunidade At‐Large está sempre pronta para organizar viagens antes que os processos internos da ICANN permitam que as reservas da viagem sejam feitas. Acreditamos que os acordos de viagem devem ser feitos com vários meses de antecedência com o objetivo de obter custos mais econômicos já que todos sabem que tarifas aéreas ficam menos em conta com a proximidade da data da viagem.

5. Acomodação de voluntários Membros do ALAC e representantes da ALS costumam ser acomodados em hotéis de qualidade inferior, distantes do local/hotel da conferência. Com esse isolamento dos eventos, há menos oportunidade para a contribuição do comitê. Conforme afirmado no ponto 4 acima, o fato de nos comprometermos a participar das reuniões no começo do processo de planejamento permite bloquear reservas de hotel e, assim, dar prioridade para estadia no hotel da conferência com taxas acordadas pela ICANN.

Desejamos ressaltar que independentemente do modelo de reunião usado, a participação cara a cara na reunião é crucial e, tendo em vista a natureza humana, sempre será.

Estas duas filosofias fundamentais devem ser levadas em conta seja qual for o sistema estabelecido:

• Comunidades diferentes que participam da ICANN têm necessidades diferentes de suporte, pois as respectivas participações são financiadas de forma diferente. Não há uma solução mágica que se adapte a todas as situações.
• As regras devem ser as mesmas para aqueles que recebem suporte. Por exemplo, uma comunidade não deve voar em classe Executiva, e outra não.

Sendo assim, propomos o seguinte:

1. Em reuniões internacionais, todos os membros de entidades reconhecidas pelo Estatuto devem receber suporte para despesas e viagem. Ou seja, os membros do Conselho da GNSO, do Comitê Consultivo Geral (At‐Large), do SSAC, etc. devem receber fundos da ICANN para tarifas aéreas, hotel e uma diária razoável.

2. Nas reuniões regionais, todos os membros de entidades reconhecidas pelo Estatuto da região devem receber suporte para despesas e viagens com a mesma base e extensão que em Reuniões Internacionais. A ALS também costuma estar envolvida com organizações regionais relevantes, por exemplo, NIC, NOG, TLD, e reuniões regionais em eventos contíguos a atividades/reuniões dessas organizações também seria vantajoso e econômico.

3. Membros de comunidades que:

• são ativos na ICANN,
• são locais para as reuniões em questão, e;
• que de outra forma provavelmente não conseguiriam comparecer à reunião.

Pelo menos um número representativo de participantes deve receber suporte para viagem no que se refere a tarifas aéreas, hotel e uma diária razoável. Por exemplo, o comitê At‐Large, usuários não comerciais e similares devem poder enviar um número de participantes representativo da região para uma reunião regional ou internacional realizada em suas regiões (no momento, esse caso aplica‐se ao comitê At‐Large, mas não a NCUC). Inversamente, grupos como registros e registradores, que apresentam interesse comercial em participar da reunião e são financiados por empresas, não devem receber fundos. Trata‐se de um simples reconhecimento de que, se a ICANN deseja ouvir as vozes do interesse público, isso não poderá ser garantido adequadamente sem alguma forma de suporte a viagens, visto que as despesas com a participação em reuniões sem o suporte estariam além das condições da grande maioria dos participantes desses grupos.

1. Ao determinar a elegibilidade de participantes na terceira categoria para receber suporte a viagens, deve ser dada prioridade àqueles que estão ativos nas principais questões que serão discutidas na reunião. A ICANN, por meio de um processo hierárquico, precisará decidir quais são as áreas de trabalho principais nas reuniões futuras para operacionalizar a prática dessa proposta – mas em nossa visão, isso já seria em si um avanço, pois permitiria um maior foco de interseção em questões conhecidas como os principais pontos nas próximas reuniões da ICANN.

2. É necessário fazer alguma provisão para permitir que pessoas provenientes de países em desenvolvimento e de comunidades que de outra forma não estariam qualificadas a obter suporte de viagem possam receber esse suporte. A parceria existente oferece essa possibilidade agora para alguns grupos de participantes, mas não todos. Acreditamos que esse programa é útil, deve continuar e deve ser disponibilizado a participantes de todos os grupos da ICANN.

Regras e procedimentos associados ao suporte a viagens

Conforme mencionado previamente, as regras associadas ao suporte para viagens devem se aplicar a todos. Propomos os pontos a seguir como os mais relevantes; porém, é provável que a equipe do ICANN forneça um processo administrativo mais abrangente para análise da comunidade no momento adequado. Esta lista não pretende ser completa:

1. Em geral, as pessoas que recebem suporte a viagens devem poder viajar com tarifa de classe Econômica passível de upgrade, para que consigam fazer upgrade com suas próprias milhas se desejarem.

2. A viagem deverá ser feita em classe Econômica Premium ou Executiva (e aqui deve ser preferível analisar as métricas de conforto como o espaço entre as filas antes da classe**) quando:

• O vôo tiver mais de x horas de duração. Onde x= um determinado tempo com base nas práticas recomendadas de viagens a trabalho {uma análise rápida de fontes on‐line dessas políticas de viagem em diversas organizações mostra tempos que variam entre 5 e 10 horas, sendo usado 7 horas como média}. A ICANN deve examinar o que constitui prática recomendada aqui para que não apenas os custos de viagem mas a real produtividade, ou a habilidade de os viajantes trabalharem de forma produtiva e efetiva assim que chegarem a seus destinos (ou logo que possível), seja considerada, ou;
• Houver um motivo médico válido, ou;
• O viajante for muito grande ou alto – acima de 1,90m de altura, por exemplo.

3. As diárias da ONU, com exceção do alojamento, já que esse será pago pela ICANN, devem ser usadas como padrão para determinar o nível de diária apropriado. No momento, as diárias não se baseiam em nenhum sistema reconhecido; isso deve ser mudado para que sejam evitadas arbitrariedades.

4. As despesas de hotel pagas pela ICANN deverão incluir o custo do acesso à Internet, se esse não for gratuito. Isso é muito importante, já que membros da comunidade de voluntários costumam precisar trabalhar em suas horas livres durante as reuniões da ICANN. Eles não deverão pagar de seus próprios bolsos para trabalhar, quando estiverem usando feriados ou tempo livre para trabalhar em assuntos da ICANN longe de casa. Os valores envolvidos costumam ser relativamente pequenos para algumas pessoas – mas não para todos, especialmente para aqueles provenientes de países em desenvolvimento.

**Independentemente da 'Classe', os assentos (principalmente quando a reserva é feita com bastante antecedência da data da viagem para a obtenção de grandes descontos) na maioria dos casos significariam passagens mais baratas em condições melhores e mais confortáveis; o custo seria inferior ao dos assentos reservados Y e B (tarifa cheia) da classe Econômica ou até mesmo dos raramente oferecidos M, H ou N. Sempre que possível, assentos em classe Executiva (a não ser em circunstâncias excepcionais) devem ser reservados em I e Z (tarifas com desconto) e não em tarifas cheias de classe J, C e D (as duas últimas indicam que não é possível upgrades).

Finalmente, agradecemos desde já o conselho pela apreciação de nossos pontos de vista. Esperamos uma resposta para nossas preocupações e recomendações no devido curso.

Transmitido (por e‐mail) em nome do ALAC,
por Cheryl Langdon‐Orr
Presidente do ALAC 2007‐2008.