Declaración del Comité asesor de alcance sobre la consulta pública relacionada con la elaboración de una política de viajes

Declaración del Comité asesor de alcance sobre la consulta pública relacionada con la elaboración de una política de viajes

presentada a la Junta directiva de ICANN sobre la
consulta pública relacionada con la elaboración de
una política de viajes

Se debe leer junto con la Declaración sobre el Plan operativo preliminar para 2008-2009. Podrá encontrar una copia (para poder remitirse a este documento) en formato PDF, en este vínculo.

Nota sobre la traducción

La versión original de este documento es el texto redactado en inglés que, una vez publicado, estará disponible en http://www.atlarge.icann.org/files/atlarge/alac-statement-travel-policy-05may08-en.pdf. El proceso de obtención de acuerdo sobre los contenidos del texto original se realizó en inglés. En el caso de que se produzca, o se crea que exista, una diferencia de interpretación entre la versión en otro idioma de este documento y el texto original, prevalecerá el original en inglés.

Deseamos felicitar a la Junta directiva de ICANN y agradecer la oportunidad de presentar nuestros comentarios en la consulta pública que se está llevando a cabo para aportar opiniones sobre la amplia y, a la vez, flexible, política para viajes para la comunidad de voluntarios.

La perspectiva de la comunidad de alcance sobre este tema es probablemente única entre la comunidad de voluntarios, a excepción de la Junta directiva, en el sentido de que hemos recibido apoyo para viajes y viáticos durante varios años. En este aspecto, deseamos agradecer al personal y a la Junta directiva por esta ayuda, ya que sin ella, la comunidad sería probablemente más reducida, contaría con menos información y, por cierto, tendría menos participación en el trabajo de ICANN.

Mejoras percibidas en el apoyo para viajes actual

Durante los últimos años, hemos notado cambios considerables en la forma en que se administra el apoyo para viajes. Cuando comenzó el apoyo, se basaba principalmente en un sistema de compensaciones en el que los miembros de la comunidad debían afrontar directamente todos los gastos y luego reclamarlos, a menudo, con demoras significativas. Ahora, nos compran los pasajes y nos comunicamos directamente con los agentes de viaje de American Express para coordinar como más nos conviene. Recibimos un diario en función de un monto que determina ICANN sobre la base del costo de vida local, en lugar de una compensación basada en los gastos reales. Si bien este sistema no ha sido perfecto, creemos que está mejorando constantemente.

Métodos de pago del diario

Deseamos destacar que el proceso mediante el cual se paga el diario debe tener en cuenta que en algunos países es imposible o poco práctico recibir transferencias internacionales. Creemos que siempre debería haber un método para recibir efectivo durante una reunión para hacer frente a esta situación. Además, para ciertos participantes puede ser difícil tener que esperar a recibir el diario hasta que haya finalizado la reunión, ya que esto exige que el participante tenga que afrontar gastos pequeños por su cuenta y no todos tienen recursos financieros para hacerlo. Asimismo, el diario debería calcularse o establecerse con referencia a un determinado sistema con reconocimiento internacional, que se revise periódicamente y en el que se tenga en cuenta la fluctuación de las divisas.

El nivel del apoyo para viajes depende de varios factores

Creemos que antes de que la comunidad de ICANN pueda determinar cuál debe ser el nivel adecuado de apoyo para viajes, primero debe analizar otros dos asuntos:

1. Opciones de participación a distancia. La capacidad de participar a distancia de manera significativa tiene un impacto formidable con respecto a la cantidad de personas que deben viajar para asistir a reuniones presenciales. Una vez más, deseamos destacar que la participación a distancia en las reuniones de ICANN está, claramente, interrumpida por completo. Hasta las operaciones básicas, como la de ofrecer acceso telefónico remoto, no funcionan con regularidad; y esto no es una sorpresa, ya que ICANN ha logrado contratar sólo a una serie de proveedores totalmente inadecuados que prestan servicios audiovisuales para cada reunión que se organiza. Contar con servicios audiovisuales de alta calidad en la sala es un requisito previo para lograr que el acceso remoto funcione. La calidad del acceso remoto es un requisito previo para permitir la contribución significativa de quienes participan a distancia. Si se pudiera lograr la participación significativa mediante la comunicación a distancia –que debería incluir video y audio en tiempo real–, esto podría cambiar la discusión sobre cuántas personas necesitan realmente viajar a una reunión, y también permitiría obtener más aportes e intervenciones de las que serían posibles con cualquier otro método. No hay justificación para que, reunión tras reunión, hasta la participación remota más básica no funcione, y que se presente una lista de excusas en lugar de solucionar el problema.
2. Estructura de las reuniones de ICANN. Queda claro que las reuniones presenciales en el ámbito internacional son necesarias. La pregunta que se debe formular es: ¿una mayor cantidad de reuniones regionales con enfoque de mediación podría brindar una participación de un grupo más amplio de partes interesadas a menor costo y, al mismo tiempo, demostrar que es un medio importante para captar los distintos enfoques regionales ante problemas que podrían luego concluirse en reuniones internacionales? Creemos que, al menos, debería intentarse este modelo. Como comunidad organizada sobre un modelo regional, percibimos un gran valor en el hecho de trabajar con grupos regionales de otras partes interesadas de manera horizontal y, posteriormente, trasladar los resultados del diálogo al ámbito internacional. Nos parece que esto podría derivar en el desarrollo de una política global que considera más exhaustivamente las diversas opiniones regionales y que ofrece modalidades de implementación diferentes para determinadas opciones de políticas, si corresponde. Este modelo también podría dar lugar a más comunicaciones personales que las que permiten las reuniones internacionales solamente. Dado que ICANN organiza más reuniones regionales –aunque, desafortunadamente, se enfocan a menudo en determinados grupos como, por ejemplo, las partes contratantes– creemos que se deberían realizar equitativamente para todos los grupos de interesados. En pocas palabras, si se planea organizar reuniones regionales para registradores y registros, como se hace actualmente, entonces, deberían expandirse para que todas las comunidades de ICANN puedan participar.
3. Ubicación de las reuniones de ICANN. Es evidente que el costo de algunos predios para reuniones es exorbitante. Un ejemplo perfecto fue Nueva Delhi. ICANN no podrá recibir una mayor participación de ningún grupo de interesados si organiza las reuniones en lugares donde las únicas opciones hoteleras razonables tienen un costo de USD500 por noche. ICANN debe organizar reuniones en las diversas regiones, pero debe escoger lugares que sean asequibles. El objetivo declarado de ICANN de ser abierto, inclusivo y transparente no se condice con el hecho de organizar reuniones en predios donde hasta los gastos diarios de los representantes gubernamentales más acaudalados no son suficientes para cubrir el costo de asistir a la reunión. Creemos que ICANN no debería organizar reuniones internacionales en ninguna ciudad donde no se pueda conseguir un buen hotel de tres estrellas, en lugares cercanos a la sede de la conferencia, por EUR100-150 o menos.
4. Cronograma para la compra del pasaje. La comunidad de alcance siempre está preparada para comprar los pasajes mucho antes de que los procesos internos de ICANN permitan hacer las reservas respectivas. Creemos que las compras de pasajes y reservas hoteleras se deberían hacer con varios meses de anticipación para poder ahorrar costos, ya que todos sabemos que los pasajes aéreos son más económicos cuando se compran con antelación a la fecha del viaje.
5. Alojamiento de los voluntarios. A menudo, se aloja a los miembros del ALAC y a los representantes de las ALS en hoteles de inferior calidad que están muy distantes del hotel o el lugar principal de la conferencia. De esta manera, quedan aislados de los eventos principales y la comunidad de alcance tiene menos oportunidades de contribuir. Si consideramos el punto 4 de arriba, donde se menciona nuestra voluntad de comprometernos a asistir a las reuniones en una primera etapa del proceso de planificación, esto significa que sería posible confirmar una reserva de habitaciones para los voluntarios cuando se organiza la reunión, y tener la prioridad de alojarse en el hotel de la conferencia con las tarifas acordadas para ICANN.

Deseamos destacar que cualquiera que sea el modelo de reunión que se utilice, la asistencia a reuniones presenciales es fundamental y, considerando la naturaleza humana, siempre lo será.

Es esencial que, cualquiera que sea el sistema que se establezca, se tengan en cuenta estas dos filosofías fundamentales:

• Las distintas comunidades que participan en ICANN tienen diferentes necesidades de apoyo, ya que la participación se financia de diversas maneras. No existe una solución mágica que se adapte a todos.
• Las reglas deben ser iguales para todas las personas que reciben apoyo. Por ejemplo, una comunidad no debe viajar en clase Business y otra no.

Por lo tanto, proponemos lo siguiente:

1. Para las reuniones internacionales, todos los miembros que pertenezcan a organismos reconocidos por el estatuto deben recibir apoyo para viajes y gastos. En otras palabras, los miembros del Consejo de la GNSO, del Comité asesor de alcance, del SSAC, etc., deben recibir fondos de ICANN para pasajes, hotel y un diario razonable.
2. Para las reuniones regionales, todos los miembros que pertenezcan a organismos reconocidos por el estatuto de esa región, deben recibir apoyo para viajes y gastos de la misma forma y hasta el mismo punto que para las reuniones internacionales. Con frecuencia, las ALS también participan en organizaciones regionales importantes, por ejemplo, NIC, NOG, TLD, y también sería conveniente y económico organizar reuniones regionales con eventos que sean contiguos con las actividades o las reuniones de tales organizaciones.
3. Los miembros de las comunidades que:
   • participen activamente en ICANN, y
   • sean locales en la reunión en cuestión, y
   • de otro modo, probablemente no puedan asistir a la reunión,

deben recibir apoyo para viajes en, al menos, una cantidad representativa de participantes en lo que respecta a pasaje aéreo, hotel y un diario razonable. Por ejemplo, los usuarios no comerciales de la comunidad de alcance y otros casos similares, deben tener la capacidad para enviar una cantidad representativa de participantes de la región a una reunión regional, o a una reunión internacional que se organice en su región (que es actualmente el caso para la comunidad de alcance, aunque no para la unidad constitutiva de usuarios no comerciales). Por el contrario, grupos como los de registradores y registros, que tienen un interés comercial en asistir a la reunión y cuentan con empresas que los financian, no deberían recibir apoyo financiero. Se trata tan sólo de reconocer que si ICANN desea escuchar la opinión del interés público, esto no se puede garantizar de manera adecuada si no se cuenta con alguna forma de apoyo para viajes, ya que el gasto de asistir a la reunión sin apoyo simplemente estaría más allá de las posibilidades de una gran mayoría de participantes de tales grupos.

1. A la hora de determinar las condiciones que deben reunir los participantes de la tercera categoría para acceder al apoyo para viajes, se debe dar prioridad a los candidatos que participan activamente en los temas principales que se tratarán en la reunión. A través de un proceso integral, ICANN debería decidir cuáles serían las áreas principales en las próximas reuniones para que el carácter operativo de la propuesta sea práctico, pero, en nuestra opinión, esto representaría una mejora, ya que permitiría un mayor enfoque diplomático en los problemas que se sepa que serán los principales temas a tratar en la próxima reunión de ICANN.
2. Se deben establecer algunas disposiciones que favorezcan a los interesados de países en desarrollo en particular, pero provenientes de comunidades que de otro modo no reunirían las condiciones para recibir el apoyo para viajes en general, de modo que puedan asistir con dicho apoyo. En estos momentos, el programa de becas existente ofrece esta posibilidad para algunos grupos de partes interesadas, pero no para todos. Creemos que este programa es útil, debe continuar y debe estar disponible para los participantes de todos los grupos de partes interesadas de ICANN.

Reglas y procedimientos asociados con el apoyo para viajes

Como se mencionó anteriormente, creemos que las reglas asociadas con el apoyo para viajes deben aplicarse para todos. Proponemos las recomendaciones siguientes como las más importantes, aunque, por supuesto, el personal de ICANN debe elaborar un proceso administrativo más completo para que lo revise la comunidad en el momento oportuno. La siguiente lista no pretende ser exhaustiva:

1. En general, quienes reciben apoyo para viajes deben utilizar un pasaje de clase Economy que se pueda subir de categoría, de manera que puedan actualizarlo con sus propias millas si así lo prefieren.
2. Los viajes deben hacerse en clase Premium Economy o Business (y, en este sentido, sería preferible tener en cuenta las medidas de comodidad, como el tipo de asiento, en lugar de la clase **) cuando:
   • La duración del vuelo es superior a x horas. Donde x= un tiempo acordado en función de la mejor práctica para un viaje de trabajo {una revisión rápida de los recursos en línea de tales políticas para viajes en diversas organizaciones, indica que se usan tiempos de entre 5 y 10 horas con una media de 7 horas}. ICANN debe investigar cuál sería la práctica recomendada en este caso, de manera que se consideren no sólo los costos de viaje, sino también la verdadera productividad, es decir, la capacidad de los viajantes para trabajar de un modo efectivo y productivo apenas como lleguen a destino (o apenas sea posible después de ello). O;
   • Exista una razón médica legítima, o;
   • El viajante es demasiado alto o grande – si mide más de 1,90 m, por ejemplo.
3. Se deben usar las tarifas de diario de la ONU, sin incluir lo correspondiente al alojamiento ya que ICANN se hace cargo de este costo, como el estándar para determinar el nivel apropiado de gastos diarios. Actualmente, las tarifas de diario no parecen estar basadas en ningún sistema reconocido, esta situación debería modificarse para evitar cualquier tipo de arbitrariedad.
4. Los gastos de hotel que paga ICANN deben incluir el costo de acceso a Internet, si este servicio no se ofrece sin cargo. Esto es muy importante, ya que los miembros de la comunidad de voluntarios a menudo deben trabajar durante los momentos libres que tienen en el curso de las reuniones de ICANN. No deberían tener que afrontar este gasto por su cuenta para trabajar, ya que están utilizando su tiempo personal o de descanso para trabajar en asuntos de ICANN, alejados de su lugar de residencia. Por lo general, los montos en cuestión son relativamente bajos para algunos – pero no para otros, en especial, aquellos que provienen de países en desarrollo.

**Independientemente de la "clase" del pasaje (en especial, cuando se reservan con suficiente anticipación de la fecha del viaje para aprovechar grandes descuentos), en la mayoría de los casos, permitiría que los participantes viajen de manera más económica y con mejores condiciones o comodidades por tarifas inferiores que las actualmente reservadas para pasajes en clase EconomyY y B (tarifa plena), o incluso menos del costo que comúnmente se maneja para clase M, H o N (tarifa estándar). Siempre que sea posible, se deben reservar pasajes en otras clases Business (a menos que existan circunstancias excepcionales) para las clases I y Z (tarifas con descuento) y no las clases de tarifa plena J,C y D (las dos últimas indican que no es posible mejorar la categoría).

Para finalizar, agradecemos por anticipado a la Junta directiva por considerar nuestras opiniones. Quedamos a la espera de recibir una respuesta a nuestras inquietudes y recomendaciones llegado el momento.

Transmitido (por correo electrónico) en nombre del ALAC,
por Cheryl Langdon-Orr
Presidenta del ALAC 2007-2008.