بيان اللجنة الاستشارية العامة

بيان اللجنة الاستشارية العامة

المُقدم إلى مجلس إدارة ICANN حول المشاورة العامة المتعلقة بتطوير سياسة السفر

تتم قراءته بالإضافة إلى بيان مسودة خطة التشغيل للسنة المالية 2008-2009، وتوجد نسخة (لإتاحة إشارات مرجعية سهلة لهذه الوثيقة) بتنسيق PDF ، ويمكن الحصول عليها من خلال هذا الرابط .

النص الأصلي: باللغة الإنجليزية

تاريخ التقديم: 5 مايو 2008

الصفة: نهائي

ملاحظة حول الترجمات

كُتبت النسخة الأصلية لهذه الوثيقة باللغة الإنجليزية، وستتاح عند النشر على http://www.atlarge.icann.org/files/atlarge/alac-statement-travel-policy-05may08-en.pdf. وقد تمت عملية المداولات للتوصل إلى اتفاق حول محتويات النص الأصلي باللغة الإنجليزية. وأينما وجد اختلاف في المعنى أو ما يوهم أنه اختلاف في المعنى بين أية نسخة من هذه الوثيقة غير النسخة المكتوبة باللغة الإنجليزية والنص الأصلي، فسيكون النص الأصلي هو السائد.

نُقدِّم تحياتنا إلى مجلس إدارة مديري ICANN ونُرحب بالفرصة المتاحة لتقديم تعليقاتنا حول المشاورة العامة المقامة لتقديم مساهمة بهدف إتاحة سياسة دعم السفر الشاملة -لم تصل إلى مرحلة المرونة بعد- للمجتمع المتطوع.

يوجد لدى المجتمع العام منظور حول هذا الموضوع قد يكون فريدًا بين المجتمع المتطوع -باستثناء مجلس إدارة المديرين- حيث حصلنا على دعم سفر دائم منذ عدة سنوات وحتى الآن. وفي هذا الجانب، نود أن نُقدِّم الشكر للموظفين ومجلس الإدارة على هذه المساعدة، فبدون هذا المساعدة، سيكون من الراجح أن يكون المجتمع أقل في الحجم بشكل كبير، ومن المؤكد أنه سيكون أقل إطلاعًا وأقل قدرةً على المشاركة في عمل ICANN .

التحسينات الملحوظة في دعم السفر الحالي

لقد لاحظنا تغييرات معقولة في طريقة إدارة دعم السفر على مدار السنوات القليلة الماضية. فعندما بدأ تقديم الدعم، اعتمد بشكل كبير على نظام التعويض، حيث يتم الدفع إلى أعضاء المجتمع بشكل مقدم مقابل جميع النفقات، ثم استعادتها مرةً أخرى - يتم ذلك دائمًا مع حدوث عمليات تأخير كبيرة. وحاليًا، يتم شراء تذاكر الطيران من أجلنا، ونتعامل بشكل مباشر مع وكلاء شركة American Express للرحلات لاختيار الترتيبات التي تناسبنا. ونتلقى نفقات يومية تعتمد على مبلغ يتم تحديده بواسطة ICANN بناءً على تكاليف الإقامة المحلية، بدلاً من تقديم تعويض يعتمد على النفقات الفعلية. وعلى الرغم من أن هذا النظام لم يكن مثاليًا، غير أننا نعتقد أنه في تحسُّن مستمر.

ترتيبات دفع النفقات اليومية

نود أن نؤكد على أنه ينبغي أن تراعي العملية التي يتم من خلالها دفع النفقات اليومية وجود دول يكون فيها تلقي التحويل الإلكتروني الوارد غير عملي أو يكون مستحيلاً. ونعتقد بضرورة وجود طريقة دائمة لتلقي الأموال النقدية في أحد الاجتماعات للتماشي مع هذا الموقف. وبشكل إضافي، يوجد بعض المشاركين الذين يجدون صعوبةً في انتظار تلقي النفقات اليومية إلى ما بعد انتهاء الاجتماع حيث يتطلب ذلك من المشاركين تجاوز مبلغ المصاريف المحدد كما أن جميع المشاركين لا يمتلكون الوسائل المالية التي تُمكِّنهم من ذلك. وينبغي أيضًا حساب النفقات اليومية أو تحديدها بالرجوع إلى بعض النظم المُعترف بها دوليًا والتي يعاد فحصها بشكل دوري، كما ينبغي مراعاة تقلب العملة.

اعتماد مستوى دعم السفر على العديد من العوامل

نحن نعتقد بضرورة قيام المجتمع أولاً بدراسة مشكلتين أخريين قبل تحديد مجتمع ICANN للمستوى المناسب لدعم السفر:

1. خيارات المشاركة عن بعد. تتميز قدرة المشاركين على المشاركة عن بعد بطريقة فعالة بتأثير كبير على عدد الأفراد الذين يجب عليهم السفر لحضور الاجتماعات الشخصية. ونود أن نؤكد مرةً أخرى على أن المشاركة عن بعد في اجتماعات ICANN -بصراحة- معطلة بالكامل. كما لا تعمل عمليات التشغيل الأساسية مثل، توفير الوصول عن بعد من خلال الهاتف بانتظام - وهذا الأمر ليس غريبًا، حيث تنفرد ICANN بتشغيل تيار مستمر من الوكلاء غير المناسبين بالكامل لتوفير الخدمات السمعية والبصرية لكل اجتماع تتم إقامته. حيث يعد توفير الخدمات السمعية والبصرية الداخلية عالية الجودة شرط أساسي لتمكين عمل الوصول عن بعد. كما أن جودة الوصول عن بعد هي شرط أساسي للسماح بالمساهمة الفعالة من قِبل المشاركين عن بعد. وإذا تم إتاحة المشاركة عن بعد ثنائية الاتجاه الفعالة -التي ينبغي أن تتضمن خدمات الفيديو بالإضافة إلى خدمات الصوت في الوقت المناسب-، فسيؤدي ذلك إلى تغيير الحديث حول عدد الأفراد الواجب سفرهم بصفة شخصية لحضور أحد الاجتماعات - وسيؤدي ذلك أيضًا إلى توفير المزيد من المساهمة والمشاركة الإضافيتين بطريقة تفوق ما يمكن الحصول عليه بأية طريقة أخرى. ومما لا يمكن تبريره أنه بمرور الاجتماعات، لا تعمل حتى معظم الخدمات الأساسية للمشاركة عن بعد ويتم تقديم قائمة من الأعذار بدلاً من إصلاح المشكلة.
2. هيكل اجتماعات ICANN: من الواضح أن هناك ضرورة لإقامة اجتماعات شخصية على المستوى الدولي. والسؤال الذي ينبغي طرحه هو: هل توفر إقامة المزيد من الاجتماعات الإقليمية بصفة شهرية فرصةً للمزيد من المشاركة الفعالة من حيث التكلفة بواسطة مجموعة أكبر من صاحب المصلحة، وهل تثبت في الوقت ذاته أنها وسائل هامة لترشيح الأساليب الإقليمية المختلفة للمشاكل والتي يمكن كشفها بعد ذلك في اجتماعات دولية؟ ونعتقد أنه ينبغي على الأقل البدء في هذا النموذج. وكمجتمع يتم تنظيمه حسب نموذج إقليمي، نرى أن الأمر يستحق بشكل كبير العمل مع المجموعات الإقليمية لأصحاب المصلحة الآخرين على أساس أفقي، ثم مواصلة نتائج هذا الحوار على المستوى الدولي. ويبدو لنا أن هذا قد يؤدي إلى تطوير سياسة عالمية تتناول الاختلافات الإقليمية في الآراء بشكل أكثر شمولية، وتوفير أساليب التنفيذ ذات الاختلاف الإقليمي لخيارات سياسة محددة متى كان ذلك مناسبًا. وقد يسمح هذا النموذج أيضًا بالمزيد من التفاعلات الشخصية أكثر مما يمكن تحقيقه من خلال الاجتماعات الدولية وحدها. ويبدو لنا أنه نظرًا لقيام ICANN بإقامة المزيد من الاجتماعات الإقليمية -ومع ذلك ولسوء الحظ، فإنها تُركِّز كثيرًا على مجموعات محددة فقط مثل الأطراف المتعاقدة-، ينبغي إقامة هذه الاجتماعات على أساس متوازن لجميع مجموعات أصحاب المصلحة. وبإيجاز، في حالة إقامة الاجتماعات للمُسجلين ومزودي الامتداد -كما هي حاليًا-، ينبغي توسيعها حتى تتمكن جميع المجتمعات التابعة لـ ICANN من الوصول إليها.
3. موقع اجتماعات ICANN . هناك حقيقة بسيطة وهي أن تكلفة بعض مواقع الاجتماعات تكون باهظة جدًا. ويعد اجتماع نيو دلهي نموذجًا مثاليًا لذلك. حيث لن تتلقي ICANN ببساطة المشاركة المثلى من أية مجموعة من مجموعات أصحاب المصلحة إذا قامت بعقد الاجتماعات في مواقع تصل فيها تكلفة خيارات الفندق المعتدلة فقط إلى 500 دولار أمريكي لليلة. وينبغي أن تقوم ICANN باستضافة الاجتماعات في المناطق المختلفة - ولكن ينبغي علها اختيار مواقع ميسورة التكلفة. كما أن إقامة الاجتماعات في مواقع لا تغطي فيها النفقات اليومية لممثلي حتى الحكومات الثرية تكلفة حضور الاجتماع لا تتفق مع الهدف المحدد لـ ICANN في كونها مفتوحة وشاملة وشفافة. ونعتقد أنه ينبغي على ICANN عدم استضافة اجتماعات دولية في أية مدينة لا يمكن فيها توفير غرفة في فتدق من فئة الثلاث نجوم -في المواقع المناسبة لموقع المؤتمر- مقابل 100 إلى 150 يورو أو أقل.
4. توقيت شراء ترتيبات السفر. يتميز المجتمع العام بالاستعداد الدائم لترتيب نواحي السفر قبل سماح العمليات الداخلية لـ ICANN بحجز تذاكر السفر بوقت طويل. ونعتقد أنه ينبغي إجراء ترتيبات السفر بعدة أشهر مسبقًا بهدف توفير تكلفة هذه الترتيبات حيث يعلم الجميع أن أسعار تذاكر الطيران تكون أقل كلما تم شراؤها قبل السفر بوقت طويل.
5. وسائل راحة المتطوعين. يتم وضع عضو ALAC وممثل ALS كثيرًا في فنادق ذات جودة منخفضة بعيدة عن موقع/فندق المؤتمر الرئيسي وهو ما يعني العزلة عن الأحداث الرئيسية وفرصةً اقل لمساهمة المجتمع العام، مما يوجه -بناءً على النقطة رقم 4 أعلاه- استعدادنا للتعهد بحضور الاجتماعات بشكل مبكر جدًا في عملية التخطيط، مما يعني أنه ينبغي أن تتوفر إمكانية منع حجز الغرف للمتطوعين عند تنظيم الاجتماع وتخصيص الأولوية للإقامة في فندق المؤتمر الرئيسي حسب أسعار ICANN التي تم وضعها.

ونرغب في التأكيد على أنه في أي نموذج من نماذج الاجتماعات المستخدمة، فإن حضور الاجتماعات الشخصية هو أمر هام جدًا، وستظل مراعاة الطبيعة البشرية ذات أهمية بالغة.

ومن الضروري أن يراعي أي نظام يتم اختياره هاتين الفلسفتين الأساسيتين:

• اختلاف احتياجات المجتمعات المختلفة المشاركة في ICANN للدعم، حيث يتم تمويل مشاركتها بطريقة مختلفة. فلا يوجد حل سحري "حجم واحد يناسب الجميع".
• أن تكون القواعد هي ذاتها بالنسبة للحاصلين على الدعم. فعلى سبيل المثال، ينبغي ألا يتم حجز تذاكر الطيران لسفر أحد أعضاء المجتمع في درجة رجال الأعمال بينما لا يتم ذلك لعضو آخر.

وبالتالي، فإننا نقترح ما يلي:

1. بالنسبة للاجتماعات الدولية، ينبغي أن يحصل جميع أعضاء الهيئات التي تعترف بها اللوائح على دعم السفر والنفقات. وما نعنيه هو أنه ينبغي أن يحصل أعضاء مجلس GNSO وأعضاء اللجنة الاستشارية العامة وأعضاء SSAC ، إلخ. على تمويل ICANN الخاص بتذاكر الطيران والفندق والنفقات اليومية المعتدلة.
2. بالنسبة للاجتماعات الإقليمية، ينبغي أن يحصل جميع أعضاء هيئات هذه المنطقة التي تعترف بها اللوائح على دعم السفر والنفقات على الأساس ذاته وإلى الحد ذاته مثل الاجتماعات الدولية. ويشترك ALS كثيرًا أيضًا في المنظمات الإقليمية ذات الصلة مثل، NIC و NOG و TLD والاجتماعات الإقليمية ذات الأحداث المتوازية مع الأنشطة/ الاجتماعات الخاصة بهذه المنظمات والتي ستكون أيضًا ذات فائدة وفعالة من حيث التكلفة.
3. أعضاء المجتمعات:

• • النشطين في ICANN و
  • المحليين بالنسبة للاجتماع موضوع المناقشة و
  • الذين لن يتمكنوا من حضور الاجتماع بطريقة أخرى،

حيث ينبغي أن يحصلوا على دعم السفر لعدد تمثيلي من المشاركين على الأقل فيما يتعلق بتذاكر الطيران والفندق ونفقات يومية معتدلة. فعلى سبيل المثال، ينبغي أن يتمكن المجتمع العام والمستخدمين غير التجاريين وما إلى ذلك من إرسال عدد تمثيلي من المشاركين من المنطقة إلى أحد الاجتماعات الإقليمية أو إلى الاجتماع الدولي الذي يقام في منطقتهم (وهذه هي الحالة حاليًا بالنسبة للمجتمع العام، ولكنها ليست كذلك بالنسبة لـ NCUC ). وعلى النقيض، ينبغي ألا تحصل مجموعات مثل، المُسجلين ومزودي الامتداد -الذين لديهم مصالح تجارية في حضور الاجتماع ولديهم شركات تقدم التمويل لهم- على الدعم وهذا ببساطة اعتراف بأنه إذا كانت تريد ICANN سماع أصوات المصلحة العامة، فإنه لا يمكن ضمان ذلك بشكل كافٍ دون تقديم بعض من أشكال دعم السفر حيث إنه بدون هذا الدعم، ستتجاوز نفقات حضور الاجتماع ببساطة اعتمادات النسبة الأكبر للمشاركين من هذه المجموعات.

1. عند تحديد الأهلية للحصول على دعم السفر بالنسبة للمشاركين في الفئة الثالثة، ينبغي أن تكون الأولوية لهؤلاء المشاركين المؤهلين الذين يتميزون بالنشاط في المشاكل الأساسية التي ستتم مناقشتها في الاجتماع. وستحتاج ICANN -عبر عملية ارتقائية- إلى تحديد مجالات العمل الرئيسية التي ستتم مناقشتها في الاجتماعات القادمة بهدف "تشغيل" هذا الاقتراح بشكل عملي - ولكننا نرى أن هذا بذاته يعد تحسينًا، حيث سيسمح بالمزيد من الجلسات الشهرية التي ستُركِّز على المشاكل المعروفة على أنها هي المشاكل الرئيسية التي ستتم مناقشتها في الاجتماع التالي
   لـ ICANN .
2. ينبغي وضع بعض البنود للسماح بحضور المشاركين من الدول النامية بشكل خاص -ولكنهم ينتمون إلى مجتمعات لن تكون مؤهلة للحصول على دعم السفر بشكل عام بطريقة أخرى- من خلال دعم السفر . ويوفر برنامج المنح الموجود هذه الإمكانية حاليًا لبعض -وليس لجميع- مجموعات أصحاب المصلحة. ونعتقد أن هذا البرنامج مفيد، وينبغي استمراره وإتاحته للمشاركين من جميع مجموعات أصحاب المصلحة في ICANN .

القواعد والإجراءات المرتبطة بدعم السفر

كما ذُكر سابقًا، نعتقد أنه ينبغي تطبيق القواعد المرتبطة بدعم السفر على الجميع. ونقترح ما يلي على أنها القواعد الأكثر صلةً، وذلك بالتأكيد على الرغم مما ينبغي على موظفي ICANN القيام به من "توسيع" عملية إدارية أكثر اكتمالاً لمراجعة المجتمع في الوقت المناسب، وهذه القائمة ليست شاملة:

1. بشكل عام، ينبغي أن يسافر الحاصلون على الدعم من خلال تذاكر طيران الدرجة الاقتصادية التي يمكن ترقيتها، حتى يمكنهم الترقية من خلال الأميال الخاصة بهم في حالة اختيارهم ذلك.
2. ينبغي أن يكون السفر من خلال درجة السفر الاقتصادية الممتازة أو درجة سفر رجال الأعمال (ويُفضل هنا البحث عن مقاييس الراحة مثل المسافة بين المقاعد بدلاً من الدرجة**) عندما:
   • يكون زمن الرحلة أكثر من x ساعة، حيث x هو الزمن المتفق عليه بناءً على أفضل ممارسة للسفر من أجل العمل {تُوضِّح المراجعة السريعة للمصادر المتوفرة عبر الإنترنت الخاصة بسياسات السفر المماثلة في العديد من المنظمات أن فترات السفر التي تتراوح بين 5 إلى 10 ساعات يتم استخدامها بعدد وسط هو 7 ساعات} وينبغي أن تقوم ICANN بالتحقق من النواحي التي تُشكِّل أفضل ممارسة هنا وبالتالي، لا تتم دراسة تكاليف السفر فقط ولكن تتم دراسة القدرة الإنتاجية الحقيقية -مثل، قدرة المسافرين على العمل بطريقة فعالة وإنتاجية بأسرع وقت ممكن بعد وصولهم إلى المواقع (أو بأسرع وقت حسب ما يكون عمليًا بعد الوصول)- أيضًا أو
   • يكون هناك سببًا طبيًا صالحًا أو
   • يكون المسافر طويلاً جدًا أو ضخم البنيان - على سبيل المثال، قد يزيد الطول عن 1.90 مترًا.
3. ينبغي استخدام معدلات النفقات اليومية للأمم المتحدة -باستثناء حصة المسكن حيث ستقوم ICANN بالدفع مقابل المسكن- كمعيار لتحديد المستوى المناسب للنفقات اليومية. وحاليًا، يبدو أن معدلات النفقات اليومية لا تعتمد على أي نظام مُعترف به - وينبغي تغيير ذلك، لتفادي التحكم الاستبدادي.
4. ينبغي أن تتضمن تكاليف الفندق التي تقوم ICANN بدفعها تكلفة الدخول إلى الإنترنت، إذا لم تكن مجانية. وهذا له أهمية كبيرة - حيث يحتاج أعضاء المجتمع التطوعي كثيرًا إلى العمل أثناء وقت " الفراغ " خلال اجتماعات ICANN . وينبغي ألا يتجاوزوا مبلغ المصاريف المحدد للدفع مقابل العمل، وذلك أثناء استخدامهم لأوقات العطلة أو الوقت الشخصي بالفعل في العمل حول مشاكل ICANN بعيدًا عن الوطن. وتكون المبالغ المضمنة صغيرةً نسبيًا في أوقات كثيرة بالنسبة لبعض الأفراد - ولكنها لا تكون كذلك بالنسبة لأفراد آخرين، وخاصةً بالنسبة للأفراد القادمين من الدول النامية.

**بغض النظر عن مقاعد "الدرجة" (وخاصةً عندما يتم حجزها مسبقًا قبل تاريخ السفر بشكل كافٍ لاستغلال ميزة التخفيضات الكبيرة) وهو ما يعني -في بعض الحالات- توفير سفر أرخص وراحة / ظروف أفضل للأفراد بسعر أقل من مقاعد الدرجة الاقتصادية المحجوزة حاليا Y و B (كاملة الثمن) أو حتى أقل من تكلفة المقاعد M أو H أو N (السعر القياسي) التي تتم إدارتها غالبًا. وينبغي حجز المزيد من مقاعد درجة رجال الأعمال (إلا في حالات استثنائية) للدرجة I و Z (أسعار مُخفضة) وليس للدرجة J و C و D كاملة السعر (تُشير الدرجتين الأخيرتين إلى عدم إمكانية الترقية) متى أمكن.

وفي النهاية، نتقدم بالشكر إلى مجلس الإدارة بشكل مسبق لقيامه بدراسة آرائنا. ونتطلع إلى الاستجابة لما أثرناه من اهتمامات وتوصيات في الوقت المناسب.

تم التقديم (عبر البريد الإلكتروني) نيابةً عن ALAC ،
بواسطة تشاريل لانجدون-أور
رئيس ALAC 2007-2008.