Déclaration de l'ALAC sur la consultation publique concernant l'élaboration d'une politique de déplacement

Déclaration de l'ALAC sur la consultation publique concernant l'élaboration d'une politique de déplacement

À l'attention du conseil d'administration de
l'ICANN, sur la consultation publique concernant
l'élaboration d'une politique de déplacement

À lire conjointement avec la déclaration sur le projet de plan opérationnel pour l'exercice fiscal 2008-2009, dont un exemplaire est disponible au format PDF (pour référence rapide avec le présent document), à partir de ce lien.

Remarque sur les documents traduits

La version originale du présent document a été rédigée en anglais et sera disponible, à compter de la date de publication, à l'adresse http://www.atlarge.icann.org/files/atlarge/alac-statement-travel-policy-05may08-en.pdf. Le processus d'accord sur le contenu du texte original s'est déroulé en anglais. En cas de différence d'interprétation entre une version non anglaise de ce document et le texte original, ce dernier prévaut.

Nous présentons nos compliments au conseil d'administration de l'ICANN et avons l'honneur de lui faire part de nos commentaires sur la consultation publique en cours visant à élaborer une politique de déplacement complète mais flexible à l'intention de la communauté de bénévoles.

La vision de l'ALAC sur ce sujet est sans doute unique au sein de la communauté de bénévoles, à l'exception du conseil d'administration, dans la mesure où nous bénéficions, depuis plusieurs années maintenant, d'indemnités de déplacement et de subsistance. À cet égard, nous souhaitons adresser nos remerciements à l'équipe ainsi qu'au conseil d'administration pour ce soutien financier, sans lequel la communauté serait sans aucun doute bien plus restreinte, moins bien informée et probablement moins à même de participer aux travaux de l'ICANN.

Améliorations notées dans la gestion des indemnités de déplacement

Nous avons remarqué d'importants changements dans la gestion des indemnités de déplacement au cours de ces dernières années. Dans les premiers temps, ces indemnités reposaient principalement sur un système de remboursement, dans lequel les membres de la communauté devaient avancer les frais, puis en demander le remboursement par la suite, un remboursement effectif après des délais souvent conséquents. Aujourd'hui, nous n'avons plus à payer nos billets d'avion et nous sommes en contact direct avec les agents de réservation d'American Express, ce qui nous permet d'organiser nos déplacements comme nous le souhaitons. Nous recevons, sur une base journalière, une somme forfaitaire déterminée par l'ICANN en fonction du coût de la vie locale, et non plus un remboursement de nos frais réels. Bien que ce système ne soit pas parfait, nous reconnaissons les améliorations qui y sont continuellement apportées.

Dispositions d'indemnités journalières

Nous souhaitons souligner que le processus de versement des indemnités journalières doit prendre en compte le fait que dans certains pays, il est parfois très difficile voire impossible de recevoir un mandat postal international. Nous pensons que, dans ce type de situation, les membres de la communauté doivent avoir la possibilité de recevoir de l'argent liquide lors des conférences. En outre, certains participants estiment qu'il est difficile d'attendre la fin d'une conférence pour recevoir leurs indemnités journalières; en effet, cela implique qu'ils avancent les frais, alors que tous n'ont pas les moyens de le faire. Les indemnités journalières devraient également être calculées ou définies selon un système international, révisé régulièrement et prenant en compte les fluctuations monétaires.

Le niveau d'indemnisation des frais de déplacement dépend de nombreux facteurs

Nous pensons qu'avant que la communauté de l'ICANN ne soit en mesure de déterminer le niveau approprié d'indemnisation des frais de déplacement, elle doit d'abord se pencher sur deux autres questions:

1. Options de participation à distance. La capacité des participants à prendre part aux manifestations à distance de manière pertinente a un impact considérable sur le nombre de personnes qui doivent se déplacer pour assister aux réunions et conférences sur place. Nous souhaitons insister à nouveau sur le fait que la participation à distance aux conférences de l'ICANN est clairement remise en cause. Même les opérations de base, telles que la mise à disposition d'un accès téléphonique à distance, ne fonctionnent pas de manière régulière. Cela n'est pas surprenant lorsque l'on constate que l'ICANN n'a fait appel successivement qu'à des fournisseurs totalement inadaptés pour les services audiovisuels mis en place lors de chacune de ses conférences ou réunions. Or, la mise à disposition de services audiovisuels haute qualité lors des conférences est une condition préalable au bon fonctionnement de tout accès à distance. Un accès à distance de qualité est une condition sine qua none pour permettre aux participants qui ne sont pas sur place de contribuer efficacement aux événements organisés. La mise en place de moyens de participation à distance pertinents, incluant la vidéo et l'audio en temps réel, changerait la donne en matière d'exigence de présence aux conférences et permettrait également d'atteindre des taux de participation inédits. Il est inacceptable que, conférence après conférence, même les moyens de participation à distance les plus basiques ne fonctionnent pas et qu'une liste d'excuses vienne se substituer à une réelle recherche de solutions.
2. Structure des conférences de l'ICANN. La nécessité de tenir des conférences en face à face au niveau international reste incontestable. La question que l'on doit se poser est la suivante: est-ce qu'un plus grand nombre de conférences régionales intercessions encouragerait une implication plus rentable de davantage de parties prenantes, tout en constituant un moyen non négligeable de recueillir les différents points de vue de chaque région sur certaines questions qui pourraient ensuite être traitées lors des conférences internationales ? Nous pensons que ce modèle mériterait au moins d'être expérimenté. En tant que communauté organisée en régions, nous pensons qu'il est essentiel de travailler avec les groupes régionaux d'autres parties prenantes, sur un schéma horizontal, pour ensuite porter les résultats de ce dialogue au niveau international. Selon nous, cela devrait permettre d'élaborer une politique mondiale qui prendrait davantage en compte les différences d'opinion des régions et proposerait des modalités de mise en œuvre de certaines dispositions adaptées à chaque région, si nécessaire. Ce modèle permettrait également de proposer à la communauté davantage d'opportunités d'interagir en face à face qu'il ne leur est actuellement proposé avec les seules conférences internationales. Un plus grand nombre de conférences régionales étant organisées par l'ICANN, bien que malheureusement souvent centrées sur certains groupes uniquement comme les parties contractantes, il nous semble que ces conférences devraient être organisées de manière équitable pour chaque groupe de parties prenantes. En d'autres termes, si des conférences régionales sont organisées pour les registres et les bureaux d'enregistrement, comme c'est le cas aujourd'hui, elles devraient alors être étendues à l'ensemble des communautés de l'ICANN.
3. Lieu des conférences de l'ICANN. Il est indéniable que le coût de certains lieux de conférence est exorbitant. New Dehli en est un parfait exemple. L'ICANN ne pourra tout simplement pas obtenir une meilleure participation des groupes de parties prenantes si ses conférences sont organisées dans des lieux où la seule option d'hébergement raisonnable revient à 500 dollars USD la nuit. L'ICANN doit tenir des conférences dans les différentes régions, tout en choisissant des lieux où les prix restent abordables. Il est contraire aux conditions d'inclusion et de transparence stipulées par l'ICANN d'organiser des conférences dans des lieux où même les indemnités journalières des représentants des gouvernements les plus riches ne parviennent pas à couvrir les coûts générés par la participation à la conférence. Nous pensons que l'ICANN ne devrait pas tenir de conférence internationale dans des villes où une chambre d'hôtel convenable dans un hôtel trois étoiles, à proximité du lieu de conférence, ne peut pas être louée à moins de 100 à 150 euros.
4. Délai de réservation pour les déplacements. La communauté des utilisateurs d'Internet est toujours disposée à organiser ses déplacements bien avant l'ouverture des réservations dans les procédures internes de l'ICANN. Nous pensons que ces réservations doivent pouvoir être effectuées plusieurs mois à l'avance, afin de bénéficier des meilleurs tarifs sur les vols.
5. Hébergement des bénévoles. Les membres de l'ALAC et les représentants des OUI sont souvent hébergés dans des hôtels de moindre qualité situés à distance du lieu/de l'hôtel où se déroule la conférence principale, ce qui les met à l'écart des événements les plus importants, entravant alors leur participation; d'où notre remarque formulée au point 4 ci-dessus et mentionnant notre volonté de nous engager à assister aux conférences très tôt dans le processus de planification, afin de bloquer des réservations de chambres d'hôtel pour les bénévoles dès l'annonce officielle d'une conférence et de leur permettre d'être hébergés en priorité dans l'hôtel où a lieu la conférence principale, aux tarifs négociés par l'ICANN.

Nous tenons à souligner que, quel que soit le modèle de conférence adopté, la présence sur place aux conférences est cruciale et, de par la nature humaine même, le restera.

Il est primordial que le système choisi, quel qu'il soit, prenne en compte les deux principes fondamentaux suivants:

• Les communautés participant à l'ICANN présentent des besoins financiers qui leur sont propres, leur participation étant soumise à différents financements. Il n'y a pas de solution miracle « unique » pouvant s'appliquer à toutes.
• Les mêmes règles doivent s'appliquer à tous les bénéficiaires d'indemnités. Par exemple, une communauté ne doit pas voyager en classe affaires alors qu'une autre voyage en classe éco.

Nous proposons donc les dispositions suivantes:

1. Pour les conférences internationales, tous les membres d'entités reconnues comme telles dans les statuts de l'ICANN doivent bénéficier d'indemnités de déplacement. Nous souhaitons, par cette disposition, que les membres du Conseil du GNSO, de l'ALAC, du SSAC, etc. , bénéficient d'une prise en charge financière par l'ICANN de leur billet d'avion et de leur hébergement, tout en percevant une indemnité journalière raisonnable.
2. Pour les conférences régionales, tous les membres d'entités régionales reconnues comme telles dans les statuts de l'ICANN doivent bénéficier d'indemnités de déplacement sur la même base et selon les mêmes critères que les indemnités accordées à l'occasion de conférences internationales. Les OUI sont elles aussi souvent impliquées dans des organisations régionales pertinentes, comme c'est le cas du NIC, du NOG, des TLD, etc. Des conférences régionales comprenant des événements ayant trait aux activités/conférences de ces organisations seraient également bénéfiques et rentables.
3. Les membres de communautés:
   • actifs au sein de l'ICANN; et
   • résidant sur le lieu de la conférence; et
   • qui, dans le cas contraire, ne seraient pas en mesure d'assister à la conférence,

Doivent bénéficier, pour au moins un nombre représentatif d'entre eux, d'indemnités de déplacement couvrant leurs frais de transport et d'hébergement, et d'indemnités journalières raisonnables. Par exemple, les communautés d'utilisateurs d'Internet non commerciaux doivent pouvoir envoyer un nombre représentatif de participants de la région aux conférences régionales ou aux conférences internationales se tenant dans leur région (ce qui est actuellement le cas de la communauté de l'ALAC mais pas du NCUC). À l'inverse, des groupes tels que les bureaux d'enregistrement et les registres, dont la présence aux conférences revêt un intérêt commercial et qui sont financés par des entreprises, ne doivent pas percevoir d'indemnités. Nous tenons simplement à rappeler à l'ICANN que pour entendre les voix de l'intérêt public, il est nécessaire de mettre en place un système d'aide aux déplacements, sans lequel une grande majorité de participants issus de ces groupes ne pourraient assurer les frais engendrés pour assister à ces conférences.

1. Lors de la décision d'éligibilité aux indemnités de déplacement pour les participants de la troisième catégorie, la priorité doit être accordée aux participants éligibles qui sont activement impliqués dans les principales questions à l'ordre du jour de la conférence. L'ICANN, via un processus ascendant, devra décider des principaux thèmes de travail des conférences à venir, afin de concrétiser l'« opérationnalisation » de cette proposition; nous considérons déjà ce point comme une amélioration, qui permettra d'accorder une plus grande attention aux questions reconnues comme prioritaires, lors de la prochaine conférence de l'ICANN.
2. Des provisions doivent être prévues afin de permettre aux membres de pays en voie de développement notamment et, plus généralement, à ceux issus de communautés qui n'auraient pas autrement été éligibles aux indemnités de déplacement, d'assister aux conférences en percevant une aide financière. L'aide existante offre déjà cette possibilité à certains groupes de parties prenantes, mais pas à tous. Nous pensons que ce programme est utile et qu'il doit être poursuivi et proposé aux participants de chaque groupe de parties prenantes au sein de l'ICANN.

Règles et procédures associées aux indemnités de déplacement

Comme nous l'avons mentionné précédemment, nous pensons que les règles régissant l'attribution des indemnités de déplacement doivent s'appliquer à tous. Nous proposons ainsi les règles suivantes comme les plus pertinentes, en partant bien sûr du principe que l'équipe de l'ICANN devra élaborer une procédure administrative plus complète et la soumettre à la communauté le moment voulu; la liste ci-après ne se veut pas exhaustive:

1. En règle générale, les bénéficiaires d'indemnités de déplacement doivent choisir des billets d'avion en classe économique avec possibilité de surclassement, afin de pouvoir utiliser leurs avantages personnels pour obtenir un siège dans une classe supérieure s'ils le souhaitent.
2. Le vol doit s'effectuer en classe éco Premium ou en classe affaires (notons toutefois que le confort doit être ici évalué en termes d'espace pour chaque siège plutôt qu'en termes de classe**) dans les cas suivants:
   • La durée du vol est supérieure à x heures, x correspondant à une durée définie selon les meilleures pratiques des déplacements professionnels { après une consultation rapide des sources disponibles en ligne sur ces politiques d'aide aux déplacements dans différentes organisations, il s'avère que cette durée varie de 5 à 10 heures, 7 heures étant la moyenne généralement utilisée}. L'ICANN doit chercher à définir les meilleures pratiques applicables ici, afin de prendre en compte non seulement les frais de déplacement, mais également la productivité réelle, c'est-à-dire la capacité des voyageurs à travailler de manière efficace et productive, dès leur arrivée sur les lieux (ou dès qu'ils en ont la possibilité); ou
   • Une raison médicale l'exige; ou
   • La taille ou la corpulence du voyageur l'exige, par exemple si la personne mesure plus de 1,90 m.
3. Les indemnités journalières appliquées par l'ONU, hors frais d'hébergement, ces derniers étant pris en charge par l'ICANN, doivent être adoptées comme base de calcul du forfait journalier approprié. Actuellement, le calcul des indemnités journalières semble n'être basé sur aucun système connu, ce qui doit être modifié, afin d'éviter toute décision arbitraire.
4. Les frais d'hébergement pris en charge par l'ICANN doivent inclure les coûts d'accès à Internet, en cas d'accès payant. Ce point est extrêmement important, les membres de la communauté de bénévoles devant souvent travailler durant leur temps « libre », en dehors des conférences. Ils ne doivent pas avoir à avancer d'argent afin de pouvoir travailler, alors qu'ils prennent déjà sur leurs vacances ou leur temps personnel pour se consacrer aux questions soulevées par l'ICANN, à des centaines de kilomètres de chez eux. Les sommes impliquées sont souvent relativement peu élevées pour certains, mais pas pour d'autres, notamment pour les personnes venant de pays en voie de développement.

**La non-prise en compte des « classes » (notamment lorsque le vol est réservé suffisamment à l'avance pour donner droit à d'importantes réductions) signifie, dans la plupart des cas, des vols moins chers et avec un plus grand confort ou dans de meilleures conditions, à des tarifs inférieurs à ceux des sièges actuellement réservés en classe éco Y et B (plein tarif), voire à ceux des vols, moins fréquents, en classe M, H ou N (tarif normal). D'autres sièges en classe affaires (hors circonstances exceptionnelles) doivent être réservés aux tarifs I et Z (tarifs réduits) et non aux pleins tarifs J, C et D (les deux derniers ne proposant aucune possibilité de surclassement), dans la mesure du possible.

Pour conclure, nous tenons à remercier par avance le conseil d'administration pour le temps qu'il consacrera à l'étude de nos propositions. Nous attendons une réponse aux questions et aux recommandations formulées dans la présente déclaration en temps voulu.

Transmis (par e-mail) au nom de l'ALAC,
par Cheryl Langdon-Orr
Présidente de l'ALAC, 2007-2008.